Как проводить улучшения - поиск ключевой проблемы

Вполне очевидно, что система постоянных улучшений единственный путь стабильного развития компании и залог её успеха. Эту идею поддерживают все современные подходы к управлению: в Бережливом производстве – это кайдзен, в СМК – система непрерывных улучшений и т.д. Все проблемы возникают на этапе реализации.

Изложение подходов к реализации изменений выливается в несколько десятков огромных книг, после прочтения которых остается двоякое ощущение. Самое обидное, что в конце этих книг можно найти фразу: «Конечно, мы представили большое количество разнообразных шаблонов и методик. Но в каждом конкретном случае решение той или иной проблемы носи индивидуальный характер, поэтому набор конкретных методик и алгоритмов проведения изменений всегда уникален».

Получается, что прежде чем решить, какую-то задачу необходимо прежде составить алгоритм? А когда решать саму проблему? И хватит ли на это сил? Неужели нет простого универсального и в то же время эффективного алгоритма проведения изменений.

Теория Ограничений и доктор Э. Голдратт утверждает, что есть – «Пять направляющих шагов». Как уже понятно из названия алгоритм состоит из пяти ступеней шагов:

Найти ограничение. Когда мы производим какие-то улучшения важно, чтобы эти изменения, в конечном счете, положительно влияли на результаты деятельности компании: выручку или прибыль. В связи с этим важно найти именно ту причину, которая сегодня «ограничивает» эти результаты. Поставленная задача отнюдь не тривиальна. В большинстве компаний сегодня существует огромное количество связей, взаимодействий, причин тех или иных явлений, а они, в свою очередь имеют, собственные причины – уследить за всем и учесть очень сложно. Таким образом, этот шаг является ключевым, от качественной реализации которого во многом зависит успех будущих изменений.
Решить, как максимально использовать ограничение. После того как мы нашли ограничение необходимо выработать направление решения – основную идею или стратегию. Всегда за найденной причиной стоит противоречие или конфликт – борьба двух несовместимых методов, необходимых для реализации общей цели компании. Именно этот конфликт и не позволяет нам устранить существующие проблемы. Разрешение конфликта – это серьезный шаг к результативным изменениям в компании.
Подчинить работу всей организации реализации разработанного решения. Большинство всех изменений заканчиваются на этапе внедрения в жизнь. Причина – предлагаемые решения не выдерживают проверки жизненными реалиями. Поэтому важным является детальная проработка плана внедрения, ответственность и роль каждого сотрудника, разработка решений, направленных на нейтрализацию возможных отрицательных последствий. Потраченное время и усилия на этом этапе не будут напрасными, так как это позволит быстрее внедрить изменения и быстрее получить ожидаемый эффект.
Расширить ограничение. Когда все внутренние резервы задействованы, а ключевая причина остается прежней, то ничего не остается, как инвестировать средства в устранение этой причины. Таким образом, только на четвертом шаге требуются серьезные финансовые вложения, что позволяет сэкономить бюджет и «выжать» все из имеющихся ресурсов.
Если ограничение было снято, снова вернуться к этапу 1, но не позволять инерции становиться причиной ограничения. Очень часто, когда мы ослабеваем контроль над чем-то, и переходим к новым изменениям, все возвращается на круги своя. Поэтому последний шаг, несмотря на всю его очевидность, вносит значимый вклад в поддержание проведенных улучшений.

Для эффективной реализации алгоритма необходимо обеспечить каждый его шаг соответствующими инструментами:

Дерево текущей реальности – инструмент, позволяющий выявить причинно-следственные связи между результатом деятельности и ключевой главной причиной.
Дерево разрешения конфликта («Грозовая туча») – инструмент позволяет выявить ключевой конфликт, разработать направление решения.
Дерево будущей реальности – инструмент, позволяющий разработать комплекс решений и проследить их достаточность для решения существующих проблем. Дерево перехода – позволяет выявить возможные препятствия, возникающие при проведении изменений и разработать решения для их нейтрализации. План преобразований – инструмент, детализирующий конкретные действия, устанавливающий сроки, промежуточные результаты и ответственных за проведения изменений.
Дерево перехода и План преобразований.

Более подробно на возможностях каждого инструмента мы остановимся в следующих статьях, а пока выделим важные особенности алгоритма:

Фокусировка на одной насущной сегодня проблеме. Алгоритм изначально построен таким образом, что не позволяет уйти в сторону и решать несуществующие или не актуальные задачи. Это гарантирует, что работа по улучшению не будет напрасной.
Универсальность – данный алгоритм применим для решения любой задачи в любой сфере.
Целостность и законченность. Ценным в любом алгоритме является детально прописанный порядок действий и обеспеченность всеми необходимыми методами и инструментами. Это позволяет экономить время, думая над тем как решать эту задачу, сконцентрировав все усилия на непосредственном её решении. Данный алгоритм удовлетворяет всем этим условиям.
Экономичность. Легко решить все проблемы при неограниченном бюджете, но такая ситуация утопия. Поэтому важно выделить то, что наиболее актуально сегодня и разработать изменения с минимальными вложениями. Именно эта идея лежит в основе алгоритма.

В заключении хотелось бы сказать о непременном факторе успеха применения алгоритма для проведения изменений – неуклонная и последовательная реализация каждого шага. Очень часто, когда ищем ключевую причину, мы сбиваемся на решения выявленных проблем, не доходя до сути проблемы. И наоборот, при разработке решения, мы сбиваемся на решения не актуальных проблем. Поэтому контроль над собой и жесткое следование правилам – ключевой фактор успеха.

Книга в подарок

Опубликована наша книга «Прорыв. Единственный путь развития бизнеса». Это бизнес-роман о производственном предприятии, столкнувшимся с «потолком» в своем развитии. Для прорыва в развитии руководству и персоналу приходится преодолеть собственные, выстраданные на опыте, но устаревшие убеждения. Читателю предлагается пройти через этот прорыв вместе с героями. Вы увидите трудности такой трансформации, осознаете природу сопротивления изменениям и реальный путь к таким изменениям.
Подпишитесь на наш Telegram-канал и получите книгу в подарок!

Получить подарок

Лидер трансформации

Уникальный онлайн-курс для руководителей, желающих понять суть управления трансформацией бизнеса, осознанно принимать точные и прорывные решения, касающиеся развития предприятия в целом, без риска неудачного завершения и потери авторитета, получить навык руководства такими революционными изменениями. Выпускники курса получат диплом о профпереподготовке.

Тренер: В.В. Вальчук. Старт: Февраль 2025 (273 часа).

ПОДРОБНЕЕ