Почему Критическая цепь работает

Почему Критическая цепь работает

Критическая цепь оказывает существенное влияние на выполнение проектов. Завершение проектов в срок превышает 90%, перерасход бюджета сокращается почти до нуля, сроки выполнения сокращаются на 20-50%. Результаты, о которых сообщают компании, настолько замечательны, что кажутся невероятными. Поэтому вы можете подумать, что эти результаты для вас недостижимы.

Но прежде, чем вы откажетесь от использования Критической цепи и упустите возможность получить аналогичные результаты для себя, давайте рассмотрим причины, по которым Критическая цепь так хорошо работает для проектов. Как всегда, есть много сопутствующих причин. Но после работы с десятками организаций в течение более 25 лет мы сократили список до трех основных.

Причина № 1: Критическая цепь восстанавливает продуктивность, потерянную из-за многозадачности

Многозадачность – это процесс остановки задачи на полпути, прежде чем она будет завершена или достигнет логической точки остановки, чтобы заняться чем-то еще. Когда я спрашиваю компании, происходит ли это у них, все только улыбаются. Конечно, это происходит постоянно, каждый день. Многозадачность снижает продуктивность и значительно увеличивает время, необходимое для выполнения задач. Вы можете погуглить и посмотреть все статьи и научные исследования о неблагоприятных последствиях многозадачности в самых разных средах. Но вы уже знаете это. Просто подумайте обо всех случаях, когда люди приходят рано, остаются допоздна или работают по выходным. Почему они это делают? Потому что они не успевают сделать работу в срок.

Каждый раз, когда у вас много задач и вам приходится переключаться между задачами, требуется время, чтобы «вернуться» к задаче. Вы должны вспомнить, на чем вы остановились, в чем были проблемы, как вы решали конкретную проблему и т.д. Что касается «умственной» работы (которая составляет большую часть работы в большинстве проектов), то время, затрачиваемое на восстановление скорости, может быть очень большим, что значительно снижает индивидуальные возможности и продуктивность. Поэтому неудивительно, что сокращение многозадачности, как это делает Критическая цепь, может выявить много скрытых возможностей для выполнения большего объема работы без увеличения времени.

Кроме того, большее влияние оказывает то, как Критическая цепь работает с графиками. Когда мы откладываем одну задачу, чтобы выполнить другую задачу, мы откладываем срок завершения этой задачи. Если кто-то работает над двухдневной задачей в течение одного дня, затем переключается на один день на вторую задачу, затем еще на один день на третью, затем возвращается к выполнению первой задачи, это означает, что мы удвоили продолжительность выполнения нашей двухдневной задачи до четырех дней. Реальность может быть еще хуже, поскольку у людей часто одновременно в работе более трех активных задач.

Конечно, поскольку почти у всех много задач, это повторяется снова и снова для последующих задач. Стоит ли удивляться, что все исследования показывают, что более 2/3 всех проектов запаздывают? Поэтому не случайно, и это не следует рассматривать как исключение, что сокращение многозадачности может сократить продолжительность проекта на 20-50%, как это делает Критическая цепь.

На самом деле вам следует спросить себя: «Существует ли многозадачность в моей работе?». Если это так, Критическая цепь поможет вам выполнять больше работы и завершать проекты намного быстрее, чем сегодня, предоставляя механизмы и процессы, позволяющие значительно сократить многозадачность.

Причина №2: Критическая цепь делает приоритеты прозрачными, чтобы мы всегда могли сфокусироваться на правильных вещах

Все столь же просто и со второй основной причиной. Одна из основных сложностей в проектах – это правильная расстановка приоритетов для задач. Вероятно, именно поэтому почти все, кто работает над проектами, жалуются, что приоритеты задач постоянно меняются.

Поскольку у людей почти всегда есть более одной задачи, часто это задачи из разных проектов, нужно сделать выбор, над какой задачей работать в первую очередь. Имеет ли значение, какую задачу выбрать? Конечно, потому что, каким бы ни был выбор, это означает, что другие задачи будут ждать. Если это критически важные задачи, которые влияют на время завершения проекта, тогда вы отложили весь проект на то время, когда эти задачи ожидают, когда вы сочтете их первоочередными. Поэтому очень важно, чтобы люди и организация в целом всегда знали реальный приоритет задач.

Если люди жалуются, что приоритеты постоянно меняются, есть только две возможных причины, и обе они приводят к тому, что мы теряем время. Первая заключается в том, что приоритеты были неправильными, но вы установили правильный приоритет, и это лучший случай. Сколько бы времени ни было потрачено на неправильный приоритет, это уже привело к задержке, но теперь мы движемся вперед. Второй сценарий заключается в том, что мы сменили приоритет (из правильного или неправильного, здесь неважно) на неправильный. Конечно, теперь более срочная задача еще больше задерживается, задерживая проект в целом.

На самом деле проблема часто намного хуже, поскольку у большинства организаций нет четких, объективных способов определить и обеспечить выполнение наиболее важных задач с точки зрения завершения проекта в срок. Приоритеты там часто устанавливаются совершенно произвольными способами. Например, менеджер, который громче всех кричит о важности своей задачи, получает ресурсы. Или еще проще, человек работает над задачей, которая ему больше нравится, или над задачей, которая пришла к нему первой и т.д. В любом случае, если рассматривать приоритет с точки зрения степени влияния задачи на завершение проекта, скорее всего, он будет неправильным. Делая приоритеты всех задач прозрачными для всех в организации, Критическая цепь гарантирует, что владельцы задач знают, над чем работать, а менеджеры знают, на каких задачах сфокусироваться или направить ресурсы на помощь. Так что это не волшебство, когда организации сообщают, что Критическая цепь позволяет выполнять больше проектов в срок.

Причина № 3: Критическая цепь указывает на задержки и риски на ранней стадии, чтобы у вас было время для реагирования

Третья причина, вероятно, самая простая для понимания. Представьте, что вы продавец, и вас неожиданно просят рассказать двум новым клиентам о полном решении их сложной проблемы. Им не подходит стандартное решение, и они хотят понять все детали. Первый клиент хочет получить ваше предложение через две недели; второй хочет получить его завтра. В каком случае вы сможете выполнить работу лучше? Очевидно, с первым клиентом, по той простой причине, что у вас есть достаточно времени для подготовки ответа. То же самое верно и для управления проектами. Чем больше у вас времени, чтобы отреагировать на задержку, проблему, изменение, ошибку и т.д., тем больше у вас вариантов решения, тем больше ресурсов вы можете использовать для этого.

Случается ли такое в вашей работе, когда проблемы становятся очевидными только на поздней стадии проекта? Недавно я был у клиента, чей бизнес в значительной степени зависит от их способности поставлять сложные пользовательские продукты (проекты). Их самая часто повторяемая жалоба заключалась в том, что у них происходит слишком много сюрпризов. Мы знаем, что что-то произойдет, будут проблемы и задержки. Когда у нас есть раннее предупреждение о проблемах, шансы найти решение или обходной путь намного выше. Никому и в голову не придет строить военную базу без радиолокационной системы, обеспечивающей заблаговременное предупреждение об угрозе. Она была бы слишком уязвима. Запускать наши критически важные проекты без радаров раннего предупреждения так же опасно. К тому времени, когда мы сможем увидеть проблемы, вероятно, будет уже слишком поздно что-либо предпринимать.

Если ваша организация сталкивается с этими тремя явлениями:

  1. широко распространенная многозадачность;
  2. изменение (неясность) приоритетов задач;
  3. частые, внезапные сюрпризы,

Критическая цепь обеспечит вам надежное завершение проектов в срок.

Автор: Кевин Фокс
Источник

Прорыв

Книга в подарок

Опубликована наша книга «Прорыв. Единственный путь развития бизнеса». Это бизнес-роман о производственном предприятии, столкнувшимся с «потолком» в своем развитии. Для прорыва в развитии руководству и персоналу приходится преодолеть собственные, выстраданные на опыте, но устаревшие убеждения. Читателю предлагается пройти через этот прорыв вместе с героями. Вы увидите трудности такой трансформации, осознаете природу сопротивления изменениям и реальный путь к таким изменениям.
Подпишитесь на наш Telegram-канал и получите книгу в подарок!



Kevin Fox

Managing partner of Viable Vision, LLC

Давайте обсудим...