3 стратегии улучшения продуктивности

3 стратегии улучшения продуктивности

Мы все хотим добиться большего, особенно если это можно сделать с меньшими усилиями. Ключ в том, чтобы повысить эффективность того, как вы используете свой единственный истинный ограничивающий фактор – время.

Сегодня множество людей и организаций работают по максимуму, пытаясь не отстать от растущего потока работы и давления «делать больше с меньшими затратами». Очень легко оказаться втянутым в тушение неизбежных «пожаров», которые возникают постоянно, и мы задаемся вопросом, как прошел еще один день, и смогли ли мы приблизиться к нашим целям. Три приведенные ниже стратегии основаны на нашем более чем 30-летнем опыте оказания помощи людям и компаниям в повышении продуктивности. Это наши самые популярные и успешные методы и, самое главное, каждый из них может быть реализован прямо сейчас, начиная с сегодняшнего дня.

1. Определите «Что такое хорошо»

Первый шаг для внесения любых изменений (и для того, чтобы стать более продуктивным) требует иметь ясную, простую картину того, «что такое хорошо» (“what goods look like”). (Эта фраза стала настолько популярной среди моих клиентов, что они создали аббревиатуру – WGLL или ЧТХ.) Использовать эту концепцию просто – сформируйте в уме или, еще лучше, запишите ясную картину того, что вы должны делать, чтобы получить желаемый результат. Не фокусируйтесь на результате, сосредоточьтесь именно на действии, как достичь того, чего вы хотите.

Так, например, если вы продавец, который заключает сделки лично, вы можете представить себе, что вы сидите перед потенциальным клиентом, вникаете в его потребности и показываете, как ваш продукт их решает. Иногда легче начать, глядя на что-то вне себя. Так, например, если вы управляете командой программистов, которые изо всех сил пытаются вовремя выпустить новое программное обеспечение, для ЧТХ вы можете написать: все программисты сидят за своими столами и кодируют. (В моей статье «Синий свет» есть отличный пример силы ЧТХ.)

Как только у вас в уме появится образ, или, что еще лучше, бумажный документ, продолжайте заглядывать в него и сравнивать с тем, что вы делаете в течение дня. Знание того, что такое хорошо, даст вам возможность вернуться к тому, что вы должны делать, и держаться подальше от множества дел, которые уводят вас от цели. Со временем вы сможете уточнить свое определение ЧТХ, чтобы сделать его более четким и точным, что еще повысит вашу продуктивность. Чем больше вы проводите времени в ЧТХ, тем больше растет ваша продуктивность.

2. Найдите ограничение

«Так в чем же ваше ограничение?», – это вопрос я задал практически всем своим клиентам за эти годы. Удивительно, но обычно у них нет быстрого и однозначного ответа. Обычно они дают мне список – множество разных вещей, или я получаю недоуменный взгляд, или «я не знаю», или дежурное «оно же перемещается».

Каждая система или организация должна иметь самое слабое звено (бутылочное горлышко, узкое место, ограничение и т.д.). И если вы не знаете, где находится ваше ограничение, вы почти наверняка не сфокусированы на нем. Ваше личное ограничение (или ограничение вашей компании, или вашего отдела) определяет производительность всей системы. Вы можете производить ровно столько, сколько производит ваше самое слабое звено.

В то время как неспособность ответить на мой вопрос обычно вызывает смятение или неловкость у собеседника, у меня это всегда вызывает довольную улыбку. Потому что я уверен, если они не знают своих ограничений, мы можем быстро и радикально улучшить их бизнес, просто ответив на этот вопрос. Знание того, где находятся ваши ограничения (что действительно ограничивает вашу производительность) смещает ваш фокус, точнее сужает его. Если вы просто найдете свое ограничение и сфокусируетесь на нем, вы увидите, что производительность резко возрастет и с гораздо меньшими усилиями, чем вы уже затратили, потому что теперь вы прикладываете свои усилия в нужном месте или направлении. Примените ЧТХ к ограничению, и вы получите еще более быстрые результаты.

Еще рекомендуем:  Переоценка ценности Теории ограничений

3. Отслеживайте показатели

Независимо от того, пытаетесь вы улучшить себя или организацию, очень важно иметь обратную связь о том, куда вы движетесь. Без возможности оценить производительность вы не знаете, работает ли то, что вы делаете, или вы идете в неправильном направлении. Это как играть в футбол и не вести счет.

Если по ЧТХ вы должны делать личные продажи, отслеживайте, сколько продаж вы делаете каждый день, неделю, месяц. Если ограничением вашего бизнеса является отдел проектирования, считайте, сколько чертежей или проектов они сделали. Иногда может быть сложно выбрать показатель, но не отказывайтесь от чего-то «простого» – нужно с чего-то начать, и это определенно лучше, чем полагаться на свое впечатление о прогрессе.

Еще лучше сочетать ваши показатели с изменениями, которые вы делаете. Всякий раз, когда вы пытаетесь попробовать что-то новое для повышения продуктивности, обращайте внимание на показатели – они выросли или нет? Наличие показателей, обеспечивающих быструю обратную связь о результатах, дает вам информацию, необходимую для поддержки продуктивных идей и устранения непродуктивных.

Действуйте сейчас

Прелесть этих методов в том, что они не требуют высокой точности или опыта. Так что не тратьте время, пытаясь сделать ваши ответы идеальными, начните прямо сейчас. Если вы допустили ошибку, это быстро станет очевидным, и вы сможете все исправить.

История одного из моих клиентов иллюстрирует необходимость действия. Много лет назад руководитель завода в крупной технологической компании сказал мне, что они зашли в тупик, потому что не смогли договориться, что является их ограничением. «Если мы не знаем, где находится ограничение, с чего нам тогда начинать?». Они сократили список возможных ограничений до трех участков на заводе и собрали за 9 месяцев тонны данных, но так и не выяснили, где находится ограничение.

«Просто выберите любое из трех», – сказал я тогда. Когда он удивленно уставился на меня, я спросил: «И что самое страшное может случиться, если вы не угадаете?». Затем, прежде чем он смог ответить, я сказал: «Вы можете выбрать неправильный вариант. Если вы выберете неправильный вариант, но будете работать так, как если бы это было ограничение, вы ожидаете, что продуктивность всего завода будет таким же, как выход ограничения, и что все другие участки (ресурсы не-ограничения по определению имеют большую мощность, чем самое слабое звено) не смогут от его отстать».

Итак, вопрос: «Сколько времени пройдет, пока вы поймете, что какой-то другой участок не может идти в ногу, или что общая продуктивность завода отличается от выбранного вами ограничения?». Два менеджера завода тихо посовещались. Через несколько минут один из них повернулся к нам и сказал: «6 дней, может быть, меньше». Мы все заулыбались. Единственной ошибкой, которую они совершили, было «не начинать». Не начинать 9 месяцев! Не повторяйте их ошибку!

Автор: Кевин Фокс
Источник
Background photo created by ijeab – www.freepik.com

Kevin Fox

Managing partner of Viable Vision, LLC

Давайте обсудим...

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *