Управление рисками в проектах

Управление рисками в проектах

Мой наставник однажды сказал: «Самая большая проблема в управлении проектами – это управление рисками».

Поэтому, когда я начал работать в области управления проектами, первым делом я попытался выяснить, как специалисты в других областях управляют рисками. Первым делом я изучил страхование. Риск – это их бизнес, поэтому сам факт, что они продолжают работать и получать прибыль, означает, что они все делают правильно.

Я большой поклонник идеи обучения у экспертов. Если кто-то уже решал проблему, с которой столкнулся я, было бы глупо не изучить их опыт, прежде чем пытаться разобраться в этом самостоятельно. Мы называем это «стоять на плечах гигантов», и это отличный способ быстро сделать что-то действительно хорошее. Борьба с проектными рисками является достаточно сложной задачей, и возможность опереться на других экспертов – большое преимущество.

Из-за множества неожиданных проблем, изменений, задержек и тому подобного (рисков) проекты задерживаются, выходят за рамки бюджета или не выполняются в полном объеме. Изучая опыт страховщиков, я обратил внимание на два важных момента.

Агрегация рисков

В жизни случаются такие неприятности, как пришедший в полную негодность автомобиль или наводнение в подвале (все это на самом деле недавно произошло в моей семье), и когда это происходит, требуются очень серьезные расходы. И поэтому люди обычно предпочитают страховаться – платить немного денег каждый месяц, чтобы защититься от очень больших расходов в случае катастроф.

Страховые компании прекрасно знают: хотя у некоторых людей случатся катастрофы или наводнения, шансы, что они будут у всех сразу, очень малы. Страховая компания аккумулирует ежемесячные страховые взносы от всех своих клиентов и использует их для выплаты тем немногим, кто пострадал от наводнения или другого несчастного случая, который покрывается их полисом.

Метод Магического шара для проектного риска

Да, но какое это имеет отношение к управлению рисками в проектах? Действительно, этот подход страховщиков очень отличается от того, как мы планируем и управляем проектами.

В большинстве случаев для нас очень важно своевременно выполнить проект. Продолжительность проекта и отдельные задачи в рамках проекта подвержены высокой степени неопределенности (риска). Суть проектов в том, что мы действительно точно не знаем, сколько времени займет выполнение какой-либо задачи. Мы можем сделать некоторые предварительные оценки, но для большинства задач может произойти так много непредсказуемых событий, что мы никогда не сможем угадать, сколько времени потребуется для их выполнения.

Страховщики находятся в точно такой же ситуации. Они знают, что наверняка будет автомобильная авария, но они не знают, кто именно из их клиентов в нее попадет, когда это произойдет, какой будет ущерб. И вместо того, чтобы пытаться использовать подход «магического шара» и гадать, они агрегируют деньги, чтобы у них всегда было достаточно средств для оплаты всех страховых случаев, и еще оставалась прибыль.

К сожалению, планы проектов обычно создаются с использованием подхода «магического шара». Мы стараемся заранее определить все задачи, которые необходимо выполнить, в какой последовательности, какими ресурсами и как долго они будут выполняться. И потом мы управляем проектом, как будто в реальности все идет по нашему плану.

Но так не бывает, потому что независимо от нашего опыта и знаний, мы не видим будущее. И поэтому люди при планировании времени на задачу добавляют определенный запас времени «на всякий случай», если что-то пойдет не так.

Проблема здесь в том, что люди почти всегда тратят все время, отведенное для выполнения задачи. Вспомните свои проекты, как часто ваши задачи заканчиваются раньше? Даже если задача могла закончиться раньше срока, в реальности это редко происходит. А другие задачи столкнутся с более серьезными, чем ожидалось, проблемами, и будут выполняться дольше запланированного времени, что приведет к задержке проекта или к превышению бюджета.

Еще рекомендуем:  ТОС придумали в России?

Урок 1: планируйте проекты с временными буферами

Таким образом, первый урок от экспертов по рискам в страховой отрасли – это накопление времени, чтобы обеспечить неожиданные задержки. Другими словами, возьмите значительную часть времени, доступного для проекта, и поместите его в пул, который мы называем буфером, в конце проекта. Затем разделите оставшееся время между различными задачами, основываясь на своих оптимистичных оценках. Создание пула времени в конце проекта не увеличивает продолжительность проекта, но обеспечивает защиту от неизбежных рисков, если что-то пойдет не так.

Следуя стратегии страховщиков, мы забираем немного времени у каждой задачи и помещаем все это совокупное время в буфер в конце проекта. Сокращение времени для каждой задачи означает, что люди будут стараться выполнить ее в более короткий срок – что очень хорошо – и они могут это сделать. Но если они не смогут сделать, в нашем буфере есть время, которое покроет задержку.

Нам не нужен магический шар или многолетний опыт, чтобы точно предсказать, сколько времени займет каждая задача, где и когда мы столкнемся с проблемами. Смешно даже думать, что мы можем это предсказать. Объединение времени в буфере в конце проекта дает нам необходимую защиту от любых задержек. Если буфер достаточно велик, у проекта гораздо больше шансов завершиться в срок. (Если вы хотите узнать об этом подробнее, читайте о методе Критической цепи.)

Урок 2: Не переживайте по мелочам

Второй урок, который я получил от страховщиков, это не «париться» по мелочам. Страховые компании знают, что обязательно будут использовать деньги из пула, который они откладывают для обеспечения страховых случаев. В конце концов, если бы ничего плохого не случилось, не было бы необходимости в страховании. Таким образом, они действительно управляют не каждым клиентом, но всем пулом. И если они не выходят за его рамки, значит, все отлично.

Но на проектах основное внимание почти всегда уделяется мелочам – задачам, точному сроку их завершения. Если вы завершает задачу в срок, который мы «загадали» в плане, то все в порядке, если нет, значит, вы плохо работали. Когда мы устанавливаем буфер, мы не смотрим на каждую отдельную задачу, следим за буфером. Пока мы не тратим время из буфера слишком быстро, можно быть спокойными – проект будет завершен вовремя.

Поэтому, если риски и неопределенности ставят под угрозу вашу способность выполнять ваши проекты в срок и в рамках бюджета, воспользуйтесь опытом страховой отрасли: накопите время в буфере в конце вашего проекта, перестаньте беспокоиться о каждой задаче и сфокусируйтесь на том, насколько быстро вы расходуете свой временной буфер.

А как вы управляете рисками в своих проектах? Интересно узнать, как это работает.

Автор: Kevin Fox
Источник

Kevin Fox
Managing partner of Viable Vision, LLC

Давайте обсудим...

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *