Важна только одна дата в календаре — дата окончания проекта

Важна только одна дата в календаре — дата окончания проекта

При составлении плана любого проекта все задачи в конечном итоге имеют конкретную календарную дату начала и окончания. И было бы просто здорово для проекта, если бы все задачи начинались и заканчивались строго в соответствии с этими датами. Или хотя бы те, которые лежат на Критическом пути проекта. Поэтому, при управлении проектом, по крайней мере руководитель проекта, прикладывает колоссальные усилия для того, чтобы каждая задача заканчивалась в запланированную дату.

Но подавляющее большинство проектов все-равно выбиваются из графика. Узнать на этапе планирования длительность всех задач со 100%-ой точность практически невозможно, даже в тех случаях, когда такая задача уже делалась раньше. Этому могут помешать уже на этапе исполнения непредвиденные обстоятельства:

  • Смена исполнителя, например по причине болезни или увольнения ранее назначенного.
  • Проблемы у поставщиков, если задача связана с внешними ресурсами.
  • Проблемы с финансированием.
  • Просто закон Мерфи — если что-то плохое может случиться, то оно обязательно произойдет.

Любой проект имеет риски, связанные с неопределенностью. А значит каждая задача будет иметь вероятность завершения в запланированную дату меньше 100%. Так почему же мы рассчитываем, что весь проект, состоящий из множества последовательных и параллельных задач, которые не имеют 100% вероятности завершиться в запланированное время, должен завершиться в назначенную дату?

К этому нужно еще добавить, что вероятность завершения двух последовательно выполняющихся задач, имеющих вероятность завершения в запланированное время равную 90%, составляет уже 81%. Другими словами, если мы не будем использовать положительные отклонения тех задач, которые заканчиваются раньше запланированной по календарю даты, то вероятность закончить весь проект в срок стремится к нулю.

Но в этом то и состоит одна из проблем календарного планирования. Задачи, которые удалось завершить раньше срока, не могут передать эстафету следующим за ними. Ресурсы, которые требуются на эту задачу не готовы, они заняты в других задачах и на других проектах. Время этих ресурсов было заранее распределено в соответствии с календарными планами всех проектов, где они участвуют. Поэтому, перейти на ту задачу, которую смогли завершить раньше, часто просто некому.

Более того, если вы попробуете вспомнить из вашей практики случаи, когда задачи завершались раньше, чем в запланированную дату, то не так много таких случаев вспомните. Подавляющее большинство задач завершалось с опозданием, или в лучшем случае в строго назначенное время. Почему так происходит? А что бы случилось, если бы кто-то при планировании сказал нам, что ему требуется 20 дней на эту работу, а сделал ее за 10 дней? Скорее всего, мы бы в следующем проекте сразу бы планировали 10 дней на аналогичную задачу.

Еще рекомендуем:  ТОС и сбор денег на благотворительность

Поэтому, понимая что так произойдет, люди продолжают выполнять задачу, стараясь еще раз перепроверить результат, либо улучшить его. А так как нет предела совершенству, то улучшать можно до бесконечности, или до нужной даты. Хотя конечно, чаще все-таки люди переключаются на выполнение других задач, но не сообщают руководителю проекта об этом, чтобы в следующий раз не уменьшили время на эту задачу, и остался резерв на непредвиденные обстоятельства. Таким образом, положительные отклонения в длительности выполняемых задач, крайне редко помогают проекту завершиться вовремя.

Как же поступать в таком случае? Один из лучших методов работы над проектами, решающий эту проблему, предлагает Теория ограничений. Метод Критической цепи учитывает и психологию исполнителя и способствует использованию положительных отклонений в длительности задач, для успешного завершения всего проекта. Для начала, вам придется поменять свое мировоззрение и отказаться от точных календарных дат завершения каждой задачи, а сконцентрироваться на конечной дате всего проекта.

В ходе выполнения проекта, вы должны ориентироваться на текущую оценку исполнителей об оставшейся длительности задачи, а не на какой-то дате, до которой, как вы прогнозировали на этапе планирования, необходимо успеть закончить задачу. Метод Критической цепи позволит вам вовремя реагировать на проблемы в задачах с самого начала проекта, но он ориентирован на главную дату — дату окончания всего проекта.

Именно от того, насколько часто весь проект завершается вовремя, зависит репутация руководителя проекта и всей фирмы. Клиенты не будут удовлетворены тем, что большинство задач завершены в точно запланированное время, если весь проект опоздал. Инвестиции в большинство проектов начинают возвращаться только после его завершения. Применив метод Критической цепи, вы значительно повысите количество проектов, завершенных вовремя.

«АРБ-Консалтинг», консультант

4 комментариев “Важна только одна дата в календаре — дата окончания проекта

  1. И как тогда планировать работу ресурсов, занятых на нескольких проектах, если время начала/окончания работы ресурса над каждой задачей каждого проекта плавающее???

      Цитировать  Ответить

    1. Виктор Вальчук

      Планируется порядок и продолжительность работ. Кроме того, достаточно точно планируется ресурс с ограниченной мощностью. Для остальных ресурсов планировать начало и конец работы бессмысленно и вредно. Бессмысленно — поскольку время это все равно изменится. Но главное — вредно, поскольку приводит к тому, что выигранное время (если задача закончится раньше) разбазаривается, а опоздание любой задачи превращается в окончание всего проекта.
      Сергей Хромов,

        Цитировать  Ответить

      1. Виктор Вальчук,

        Идея мне в целом понятна еще со времен прочтения «Критической цепи». Но я так и не могу ответить себе на заданный выше вопрос.
        По аналогии с эстафетистом. Для РОМ все просто: палочки будут подавать по очереди и скорей всего непрерывно. Знай, бегай туда-сюда)))
        Но что делать другому ресурсу, если он задействован в нескольких проектах (эстафетах), но не имеет четкого календарного плана?
        Он стоит себе спокойно, ждет работу. А потом ему приносят сразу 3 эстафетных палочки. За какую хвататься в первую очередь? И в то время, как он понесет первую палочку, остальные две начнут расходовать соответствующий питающий буфер. А он, на мой взгляд, не совсем для этого нужен.

          Цитировать  Ответить

        1. Виктор Вальчук

          Сергей Хромов,

          Да, когда эстафетчику принесут три палочки, он возмет самую приоритетную (зачетное время до финиша минимальное), пробежит свой этап о возмет следующую. Поскольку он не является РОМ, то у него есть запас мощности. Он все успеет. Но если вы не будете использовать метод критической цепи, у каждого такого эстафетчика буде по три — пять палочек в очереди. Кроме того, у них обычно нет и прозрачных приоритетов — у каждой палочки свой тренер (руководитель проекта), который требует результата. И в результате это приведет и к тому, что даже РОМ будет простаивать иногда, а иногда — делать неприоритетную работу. В результате — вы будете заканчивать меньшее количество эстафет (проектов) в единицу времени. Ведь самое главное — не заботиться, чтобы все потели, а заботиться, чтобы РОМ не простаивал.

            Цитировать  Ответить

Давайте обсудим...

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *