Время — главное ограничение

SaundersАвтор: Элизабет Грэйс Сондерс (Elizabeth Grace Saunders)
Источник: Harward Business Review

«Как он находит время, чтобы встретиться с 10 клиентами в неделю и выполнить ежегодный план в первом квартале?», – спрашивает продавец более опытного коллегу. «Я едва могу найти время, чтобы провести 5 встреч в неделю и оформить все документы правильно и установленные сроки».

«Как ей удается быть чемпионом стратегических инициатив, общаться с руководителями и работать только 40 часов в неделю?», – менеджер о своей коллеге по корпоративным проектам. «После целого дня совещаний по проектам, лучшее, что я могу сделать, это отвечать на важную электронную почту по вечерам вместо того, чтобы думать над развитием моего отдела».

Секрет прост: ваши успешные коллеги, которые находятся впереди, прикладывая, казалось бы, меньше усилий, научились распознавать и преуспевать в том, что действительно имеет значение. И они не стремятся к совершенству во всем остальном.

Скорее всего, самый лучший продавец в вашей команде тратит вдвое меньше времени, чем вы, на оформление документов. Да, иногда он может быть неаккуратным, но этого никого не заботит, потому что он обеспечивает стремительный рост доходов. Менеджер, который находится на хорошем счету высшего руководства, может отправлять сообщения электронной почты с несовершенной грамматикой или не появляться на тактических встречах. Но когда проект или встреча действительно имеет значение, он затмевает всех. Если вы шокированы и это кажется вам совершенно несправедливым, я предполагаю, что вы очень хорошо учились в школе, где перфекционизм приветствуется. Я даже уверена. Я была круглой отличницей до окончания колледжа и училась так, что профессора были довольны. Правда, эта стратегия окупилась. Мой идеальный средний балл означал исключительный уровень достижений, и мне повезло — я была награждена стипендией и выгодным предложением о работе.

Правила изменились, когда я начала свой собственный бизнес семь лет назад. Я поняла, что пытаясь делать всю работу на высшем уровне, я ограничиваю свой успех. В этот момент я поняла, что мне нужно обращать больше внимания на мои сильные стороны. Как Том Рат мудро объясняет в своей книге «StrengthsFinder 2.0», вы можете добиться большего успеха, полностью используя свои сильные стороны вместо того, чтобы постоянно пытаться укрепить свои слабости. На важные вещи необходимо тратить больше времени и энергии для получения максимального результата, и менее совершенное исполнение даст где-то больший выигрыш. Этот подход оказал глубокое влияние на мою собственную подход к успеху и мои способности для расширения возможностей клиентов, которые чувствуют себя перегруженными.

Когда я разговариваю во время коучинга с клиентами, будь то преподаватели, руководители или юристы, всегда поднимается одна тема — они не могут найти время, чтобы сделать все. И они правы: ни у кого нет времени на все. [Время — это ваше ограничение]. Учитывая темпы работы и уровень участия в современном обществе, традиционный тайм-менеджмент мертв. Вы больше не можете уложиться в график, независимо от того, насколько эффективными вы стали. (Эта головоломка вдохновила меня написать книгу о временных инвестициях «The 3 Secrets to Effective Time Investment: Achieve More Success with Less Stress: Foreword by Cal Newport, author of So Good They Can’t Ignore You (Teach Yourself)».

Время

В моей философии срочных капиталовложений, я призываю людей рассматривать время, как ограниченный ресурс, и привести его в соответствие с их личным определением успеха. Это приводит к ряду практических последствий.

Решите, на что вы не будете тратить время. Учитывая, что у вас ограниченный бюджет времени, вы не имеете возможности делать все, что вы хотели бы сделать, независимо от вашей эффективности. В момент, когда вы примете эту истину, вы мгновенно уменьшите свой стресс и чувство неполноценности. Например, в профессиональном плане это может выглядеть как сокращение вашего участия в рабочих группах, а в личном — вы можете нанять садовника ухаживать за вашим газоном, чтобы получить возможность работать над проектом дома.

Стратегически распределите время. Установленные границы, как и когда вы тратите время на работе и в личной жизни, способствуют тому, что у вас появятся соответствующие инвестиции в каждой категории. Как раз тренер, я вижу одну из самых веских причин для отказа от работы с утра до ночи: такая инвестиция временных ресурсов оставляет вам недостаточно средств для другой деятельности — спорта, сна и личных отношения.

Еще рекомендуем:  Организации, риски и жертвы

Настройте автоматическое инвестирование времени. Точно так же как вы настроили автоматические финансовые вложения в паевые инвестиционные фонды на ваш пенсионный счет, ваши ежедневные и еженедельные процедуры должны получать свои временные инвестиции почти автоматически. Например, на работе вы могли бы отвести под свои повторяющиеся встречи два дня в неделю, чтобы продвигаться в ключевых проектах. Вне работы вы могли бы записаться на фитнес, где для хорошего самочувствия вы должны появляться регулярно три раза в неделю.

Стремитесь к последовательно сбалансированному бюджету времени. Учитывая приливы и отливы жизни, вы не можете ожидать, что ваш бюджет времени будет постоянно сбалансированным. Но вы можете стремиться к этому. На одну-две недели ваши временные инвестиции должны отражать ваши приоритеты.

После того как вы распределили свое время правильно, вы также должны подходить к работе в рамках каждой категории по-разному. Как я уже объясняла выше, попытка «получить высший балл во всем» не позволяет вам инвестировать максимальное количество времени в то, что принесет наибольшую отдачу от инвестиций. Вот почему я разработала технику INO, чтобы помочь преодолеть перфекционизм и нерациональное использование ваших 24/7. Вот как это работает.

Когда вы подойдете к списку дел, вы должны рассмотреть, является ли оно инвестицией, нейтральной или оптимизационной деятельностью.

Инвестиционная деятельность — это область, где увеличение отведенного времени и более высокое качество исполнения может привести к экспоненциальному увеличению ценности. [Или к увеличению Прохода] Например, стратегическое планирование — это инвестиционная деятельность уровня А. В личной жизни — это время, которое вы проводите с людьми, которых вы любите. В этих областях нужна тщательная работа.

Нейтральную деятельность просто нужно делать адекватно. Выделение большего количества времени для нее не обязательно даст заметно большую отдачу. Примером может быть ваше присутствие на совещаниях по проектам или занятия в спортзале. Эти вещи должны быть сделаны, но вы можете стремиться лишь к уровню качества В.

Оптимизационной деятельностью являются та, для которой дополнительно потраченное время не приводит к увеличению ценности и удерживает вас от выполнения других, более ценных видов деятельности. Цель для такой деятельности — уровень C. Чем быстрее вы сделаете эту работу, тем лучше. Большинство основных административных документов и поручений вписывается в эту категорию.

Основной целью временнОго планирования является сведение к минимуму времени, затрачиваемого на оптимизационную деятельность, так что вы можете максимизировать время, затрачиваемое на инвестиционную деятельность. Я обнаружила, что эта техника позволяет преодолеть перфекционистские тенденции и вкладывать средства в то, что на самом деле важно, чтобы вы могли увеличить свою личную и профессиональную эффективность.

На тактическом уровне, вот несколько советов о том, как вы можете положить техника INO в действие:

  • В начале каждой недели четко определите наиболее важные направления инвестиционной деятельности и отметьте время в календаре, чтобы завершить их в начале недели и в начале дня. Это, естественно, заставить вас делать все остальное в оставшееся время.
  • Когда вы смотрите на ежедневный список дел, поставьте «И», «Н» или «О» рядом с каждым пунктом, а затем распределить свой бюджет времени соответственно. Например, четыре часа — на инвестиционную, три часа — на нейтральную и один час — на оптимизационную деятельность.
  • Если вы начнете работать над чем-то и поймете, что это займет больше времени, чем ожидалось, спросите себя: «Какова важность и/или альтернативные издержки на выделение дополнительного времени на эту задачу?» Если это деятельность «И» и ценность высока, нужно добавить время за счет «Н» и «O» деятельности. Если она попадает в категорию «Н» и или категорию «O», либо сделайте ее на минимальном уровне качества или остановитесь, чтобы закончите ее позже, когда у вас будет больше свободного времени.
  • Если вы ведете дневник или отмечаете время в календаре, вы можете оглянуться назад на каждую неделю и определить, правильно ли вы инвестировали в свой ограниченный ресурс — время, чтобы максимизировать свой выигрыш.
Владимир Речкалов
Редактор сайта TOCPEOPLE.COM
Пишите мне по всем вопросам, связанным с информацией и работой сайта
Обучение по Теории ограничений

Давайте обсудим...

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *