ТОС в рекрутинге для армии США. Окончание

Авторы: A.S. Kohli, D.K. Sharma, J. Gerold, F. Pastorino

4.0. Применение TOC с помощью пяти фокусирующих шагов

Как отмечал Голдратт, вероятность заработать больше денег за счет сокращения запасов или операционных расходов стремится к нулю. С другой стороны, возможности заработать больше денег за счет увеличения прохода не ограничены. Даже в нашем случае основной упор делается на увеличение прохода за счет привлечения максимально возможного числа новобранцев. Таким образом, оставшиеся два фактора (снижение запасов и сокращение операционных расходов), хотя и необходимы для достижения нашей цели, все же являются второстепенными. Следующее положение подхода TOC подчеркивает мышление «мира прохода»: творческое применение концепции максимизации прохода и сокращения запасов, в отличие от фокусировки на сдерживании затрат и локальной оптимизации «мира затрат».

Сейчас мы используем следующие «пять фокусирующих шагов», составляющие процесс непрерывного совершенствования, чтобы найти ограничение и предложим способы максимизации прохода для Родного призывного пункта:

Найти ограничение(я) системы.
Решить, как использовать ограничение системы.
Подчинить всю остальную деятельность вышеупомянутым решениям.
Расширить ограничение системы.
Внимание! Если на предыдущих шагах ограничение было устранено, вернитесь к первому шагу, но не позволяйте инерции стать вашим ограничением.

Цель призывного пункта заключается в добросовестном наборе высококачественных новобранцев в соответствии с требованиями армии сегодня и в будущем, при ее поддержке всеми членами организации. Вместо того, чтобы измерять результаты в финансовом плане, цель измеряется в терминах количества подписавших контракт рекрутов. Традиционные финансовые показатели, такие как чистая прибыль и рентабельность, являются неэффективными для оценки средних и младших руководителей, в связи со степенью влияния их действий на общую рентабельность организации. Они совершенно незначительны для нашей организации, т.к. расходы на боевую готовность страны являются общественно-необходимыми затратами, которые необходимы независимо от их объема, а прибыль — соотношение количества и качества личного состава и техники.

4.1. Шаг 1 (поиск ограничения)

Поиск ограничений в Родном призывном пункте несколько сложнее, чем, скажем, в производственной среде. В то время как большие физические объемы запасов могут свидетельствовать об ограничении в производстве, в призывном пункте мы обнаружили уникальный вариант: ухудшение конверсии по мере перехода к следующему процессу, который мы назвали «воронкой рекрутинга». На каждом этапе вербовки будущих солдат (потенциальные контракты) происходят значительные потери.

Показатели конверсии представляют среднее отношение назначенных встреч к проведенными интервью; протестированных кандидатов к сдавшим тест; кандидатов, дошедшим до контракта к подписавшим контракт. Данные разделены на GRAD (выпускников средней школы) и SR (старшеклассников). Вербовщики собирали эти данные на ежемесячной основе более 1 года, чтобы проследить влияние сезонности, которая может существовать на их рынке.

Показатели внутреннего процесса конверсии (Таблица 1) и неофициальные данные, предоставленные командиром и его персоналом указывают, что конверсия назначенных встреч в проведенные интервью является основным ограничением (кроме того, показатели конверсии не отражают ситуации, когда встречи назначаются по нескольку раз и переносятся, прежде чем состоятся). Данные конверсии показывают, что были проведены 59% из назначенных встреч для выпускников и 58% для старшеклассников. Пункт провел тестирование лишь 27% выпускников и 18% старшеклассников прошедших через встречи. Наконец, конверсия из назначенных встреч в подписанные контракты: 1 из 29 для выпускников и 1 из 44 для старшеклассников. Другими словами, около 3,5% выпускников и 2,2% старшеклассников, приглашенных на встречу, подписали контракты.

4.2. Шаг 2 (использование ограничения)

Призывной пункт должен предпринять решительные действия по расширению мощностей вербовщиков, чтобы уменьшить время обработки. Подписавшие контракт качественные (GA и SA) кандидаты генерируют проход. Вся остальная деятельность, которая не приводит к привлечению требуемых людей в армию, является неэффективным использованием времени рекрутера. Некоторые этапы в процессе рекрутинга, где драгоценное время является потенциальными потерями, требуют выполнения наших рекомендаций. Для каждой из проблем ожидаемые результаты находятся в области увеличения мощностей ограничения.

Наиболее очевидное использование конверсии из назначенных встреч в проведенные находится в способе исполнении этого действия. Рекрутеры проинструктированы использовать звонок (или другой способ контакта) о встрече исключительно, чтобы договориться о встрече. Тем не менее, рекрутеры часто, по разным причинам, используют этот первый контакт как средство «продать» армию или донести дополнительную информацию. Это изобилие информации может иметь пагубные последствия по целому ряду причин. Главная причина заключается в том, что рекрутеры могут слишком явно «навязывать» армию потенциальному рекруту или, наоборот, запугать его потенциальными трудностями. В итоге, кандидат может отказаться еще до того, как его пригласят на встречу. Рекрутер, который делает звонок-назначение встречи, не обязательно должен быть тем человеком, который лучше всех умеет проводить встречи с кандидатами и агитировать за вступление в армию. Отдельные рекрутеры больше не несут индивидуальную ответственность за количество контрактов, за это отвечает призывной пункт в целом. Командир пункта отвечает за управление своими вербовщиками, распределение между ними задач и совершенствование их навыков.

Другим решением является «вести» кандидата через весь процесс, чтобы укрепить его решение прибыть на встречу. Опять же, рекрутер должен быть осторожным, чтобы не слишком «навязывать» армию на этом этапе. Рекрутер может также связаться с родителями потенциального клиента, пригласить их принять участие во встрече или обсудить перспективы службы в армии, вовлекая их в процесс. В целях смягчения давления на кандидата, рекрутер может провести встречу дома у потенциального клиента или в его школе. Преимущество этого подхода заключается в том, что рекрутер может говорить с кандидатом в привычной тому атмосфере, что увеличивает вероятность перехода к следующему шагу в процессе. Этот подход также обеспечивает поддержание наблюдения за кандидатом.

4.3. Шаг 3 (подчинение все других действий ограничению)

Следующим шагом после использования ограничения, будет подчинить ему все решения, связанных с неограниченными ресурсами. Другими словами, как другие ресурсы можно использовать для улучшения способности вербовщиков проводить встречи? В случае нашего Родного призывного пункта, любого потенциального новобранца, с которым вошли в контакт, но в конечном счете, не заключили договор «Альфа», можно считать пустой тратой времени вербовщиков. Одно из решений: в первую очередь назначать встречи с потенциальными клиентами, уже известными как «Альфа». Это возможно, если они сдали тест SASVAB в средней школе или ASVAB ранее, но еще не подписали контракт (результаты ASVAB действительны в течение двух лет). Итоговые оценки ASVAB 2001 показали, что более 50% сдавших тест, смогли квалифицироваться лишь как «Браво». Сфокусировав внимание на «Альфа», призывной пункт может добиться, что больше ограниченных ресурсов используется для нужных клиентов. Это похоже на размещении контроля качества перед узким местом или ограничением. Чтобы достичь этого, рекрутеры должны активно работать со школами, в которых принимают SASVAB, чтобы они провели тест в самом начале учебного года и поделились информацией с рекрутерами.

В прошлом рекрутеры, как правило, вели клиента через весь процесс вербовки. Однако после ввода «Предписания для призывного пункта», командир пункта сейчас может вводить специализации для подчиненных. Он может распределить вербовщиков (согласно их личных способностей и опыта) на «холодные звонки» или на встречи, чтобы добиться лучших результатов в целом. Заключительный шаг подчинения предполагает осознание того, что любой альфа-кандидат, который в конечном счете не заключил контракт, создает нагрузку на ограничение, требуя от вербовщиков провести дополнительные встречи для того, чтобы создать проход. Анализ данных показал, что в 2001 финансовом году пункт должен был провести 16 встреч с выпускниками и 26 встреч со старшеклассниками для того, чтобы заключить один «Альфа» контракт (табл. 1). Увеличивая коэффициент конверсии, мы можем ослабить давление на ограничение, уменьшая общее количество встреч.

4.4. Шаг 4 (расширение ограничения)

Если рекомендации выше не достаточны для увеличения прохода, следует предпринять усилия, чтобы расширить ограничение, не увеличивая количество вербовщиков. Одним из методов может быть стимулирование потенциальных новобранцев являться на встречи. Это не обязательно экстравагантные подарки, а что-то обычно используемое в настоящее время (например, плакаты, одежда, новинки). Другой метод — стимулирование школ на основе договорных обязательств, что они проведут тест SASVAB в начале учебного года и сообщат рекрутерам результаты. Анализ затрат и выгод такой программы легко поддается количественной оценке. Это стоимость подарков по сравнению со стоимостью времени ограничения, затраченного впустую на нежелательных кандидатов.

4.5. Шаг 5 (назад к шагу 1)

После того, как ограничение преодолено на шаге 3 или 4, для продолжение процесса улучшений требуется вернуться к шагу 1 для того, чтобы убедиться, что:

* Новое ограничение фактически оказалось там, где мы ожидали, когда начали преодолевать старое ограничение (если нет, определить, где оно на самом деле).

* Предприняты правильные шаги использование и подчинения для нового системного ограничения. В большинстве случаев, шаги, которые мы предприняли прежде для использования и подчинения, придется менять. Большинство организаций не понимают этого, даже если они достаточно умны, чтобы понимать, что ограничение переместилось.

5.0. Выводы и рекомендации

Это исследование демонстрирует, что принятие подхода Теории ограничений на тактическом уровне рекрутинговых операций улучшает операционную и финансовую успешность Родного призывного пункта и USAREC в целом. Рассматривая данные и результаты тестов и в ходе бесед с командиром и сотрудниками пункта, мы смогли определить ограничение в процессе, с помощью которого вербовщики набирают качественных молодых американцев в армию. Анализ по ТОС позволил нам рекомендовать изменения для процесса рекрутинга, что в конечном итоге приведет к увеличению прохода для армии США, увеличивая шансы на успешное выполнение миссии. Основным ограничением было признано количество проводимых встреч относительно назначенных. Для того, чтобы использовать это ограничение, рекрутерам рекомендовано при первом контакте только назначать встречу с потенциальными кандидатами; «вести» кандидатов, чтобы гарантировать, что они придут на встречу; проводить встречи у кандидата дома или в школе, если это возможно.

Для того, чтобы подчинить ограничению все другие ресурсы, мы рекомендуем рекрутерам начать назначать встречи с тех кандидатов, которые уже были квалифицированы как «Альфа» по результатов сдачи тестов SASVAB или ASVAB. Кандидатов, которые были квалифицированы как «Альфа» или получили исключительно высокие баллы по итогам практического теста во время встречи, следует всячески поощрять заключить контракт в тот же день. Дополнительные усилия должны быть направлены на поощрение тех кандидатов, которые прошли встречу и все тесты, не уходить с призывного пункта без заключения контракта. Наконец, командир пункта должен эффективно распределить своих вербовщиков по этапам процесса согласно их навыков и способностей. Если предыдущие рекомендации не помогут увеличить проход, и если не рассматривается возможность увеличения количества рекрутеров на пункте, другие шаги по увеличению мощностей должны включать создание стимулов для кандидатов посещать встречи, а также предоставление стимулов для школ проводить тест SASVAB в начале года и немедленно делиться его результатами с призывным пунктом.

Таблица 1

APPT MADE		APPT COND		TEST		TEST PASSED		FLOOR		CONTRACT
GRAD	SR	GRAD	SR	GRAD	SR	GRAD	SR	GRAD	SR	GRAD	SR
28,8	44,0	16,5	25,6	4,5	4,6	2,0	2,8	1,3	1,2	1,0	1,0
		59%	58%	27%	18%	44%	61%	65%	43%	77%	84%
Всего назначено встреч		Проведено встреч из назначенных		Протестировано из прошедших встречу		Прошли тест из протестированных		Прошли медкомиссию из прошедших тест		Подписали контракт из прошедших медкомиссию

Книга в подарок

Опубликована наша книга «Прорыв. Единственный путь развития бизнеса». Это бизнес-роман о производственном предприятии, столкнувшимся с «потолком» в своем развитии. Для прорыва в развитии руководству и персоналу приходится преодолеть собственные, выстраданные на опыте, но устаревшие убеждения. Читателю предлагается пройти через этот прорыв вместе с героями. Вы увидите трудности такой трансформации, осознаете природу сопротивления изменениям и реальный путь к таким изменениям.
Подпишитесь на наш Telegram-канал и получите книгу в подарок!

Получить подарок