Теория ограничений систем + Система менеджмента качества

Система менеджмента качества направлена на достижение результатов, в соответствии с целями в области качества для удовлетворения потребностей, ожиданий и требований заинтересованных сторон. А также создает основу для непрерывного совершенствования компании. Но из собственного опыта внедрения систем менеджмента качества (СМК) на различных предприятиях мне известно, что не так-то прост этот процесс улучшения. Потому что есть понимание сделать что-то лучше, но неизвестно – как.

Для того чтобы внедренная на предприятии СМК была эффективной, нужно понять, что делать дальше, как сложную систему трансформировать в простую, и с чего начать улучшения. Разобраться в этом поможет Теория ограничений систем (ТОС).  ТОС предлагает интерпретировать все наши сложные и запутанные ситуации с помощью причинно-следственных связей. И анализировать их, применяя логические инструменты. Это логика, с которой не поспоришь, и которая позволяет эффективно преодолевать трудности стоящие на пути к совершенствованию.

Используя эти логические инструменты можно дать ответы на главные вопросы составляющие суть преобразований:

• Что изменять?
• На что изменять?
• Как осуществить изменения?

Если научиться правильно давать ответы на эти вопросы, т.е. научиться видеть и понимать влияние своих действий на систему в целом, то можно прогнозировать развитие событий. А значит, научиться лучше управлять. Ведь умение предвидеть – это главное условие успешного управления. Но по своей сути любые системы имеют нестабильный характер. А улучшая нестабильную систему можно только все разрушить. Поэтому нам для начала нужно быть уверенными, что система стабильна.

Предприятия, которые внедряют систем менеджмента качества, таким образом стабилизируют систему. То есть создают устойчивую основу для непрерывных улучшений. А дальше поможет Теория ограничений.

Подход Теории ограничений предлагает сконцентрировать внимание на ограничении. Именно ограничение мешает двигаться вперед и стоит препятствием на пути улучшения. Поэтому нам  нужно найти это ограничение и сфокусировать на нем все свои усилия, чтобы улучшить показатели системы в целом. В этом смысле ТОС как нельзя лучше дополняет СМК. В СМК есть принцип непрерывного совершенствования, но не сказано как и с чего начать, поэтому улучшают показатели всех процессов и сразу. И процесс улучшения затягивается на долгие годы, если не исчезает вообще. А ТОС предлагает сделать процесс непрерывного улучшения простым, за счет фокусировки внимания на самом слабом звене и результаты видны за более короткий период. Устранив одно ограничение, у вас появляется другое. И так шаг за шагом. Главное – находить правильно эти ограничения (с помощью логических инструментов) и не останавливаться. Инерция – враг непрерывных улучшений.

Но это не единственные преимущества ТОС. Преобразования в компании осуществляет персонал. А люди всегда сопротивляются переменам. Потому что за переменами стоит что-то неизвестное. И если  ответы на вопросы: что изменять? на что изменять? как осуществить изменения? не будут связаны с логикой работников компании, непрерывное улучшение обречено на провал. Создатель ТОС – Голдратт выделил 6 слоев сопротивления. Для каждого слоя сопротивления он предложил логические инструменты. Применив которые, работая последовательно с каждым слоем, мы постепенно снимаем сопротивление людей переменам. И таким образом персонал вовлекается в непрерывное совершенствование компании.

Один из таких инструментов — «грозовая туча». По-другому он называется Диаграмма разрешения конфликта (ДРК). Конфликты всегда сопровождают компанию и, как правило, они скрываются за ограничениями и вызывают дисгармонию и напряжение в коллективе. И если их не решать, то такая рабочая среда будет отрицательно влиять на взаимодействие и мотивацию сотрудников.  Грозовая туча позволяет визуализировать конфликт, выявить все предпосылки, лежащие в его основе и разработать такие решения которые бы удовлетворяли обе конфликтующие стороны. Следствием этого будет эмоциональная разгрузка и уменьшение напряжения.

Еще одним положительным моментом для системы менеджмента качества являются решения Теории ограничений в  управлении проектами. И если говорить о внедрении СМК на предприятии как о проекте, то и здесь можно улучшить управление с помощью ТОС. Как правило, ключевой проблемой в управлении проектами является работа в условиях неопределенности. При планировании мы часто не можем спрогнозировать продолжительность работ. При выполнении задач мы зачастую откладываем все на последние дни. В результате проекты не выполняются в срок и как следствие бюджет увеличивается.

Для более эффективного планирования  ТОС предлагает определить самую длинную по времени последовательность выполнения работ (критическую цепь) и ввести буферы, которые защищают весь проект.

Итак, подведем итог, какие плюсы для СМК появляются с применением Теории ограничений:

1. Концентрация внимания на ограничении помогает выделить важные элементы системы и работать только с ними, остальные пока подождут.
2. Быстрый результат наших улучшений виден за счет того, что мы не улучшаем все и сразу, а фокусируем усилия только на слабом звене.
3. Вовлечение персонала компании происходит таким образом, что все предлагаемые решения соответствуют логике людей, и они поддерживают эти решения.
4. Уровень мотивации и взаимодействия персонал возрастает за счет устранения конфликтов.
5. Проект разработки и внедрения СМК выполняется в срок и не выходит за рамки бюджета.

Когда я впервые услышала о Теории ограничений, мне показалось, что это что-то уже известное для меня. Да. И так думают многие, когда происходит их первое знакомство с ТОС. Люди мыслят образами, знакомыми фразами, ощущениями, всплывающими из их подсознания. «Теория», «ограничение», «системы», казалось бы все так знакомо. Но познакомившись поближе, я как будто что-то нашла и поняла, что вот они те знания, которые так необходимы менеджерам наших компаний. Хотя они не такие уж новые и  во всем мире пользуются успехом. Но лучшего подхода к управлению, чем ТОС еще нет.