Эффективное управление проектом – миссия невыполнима?

Когда мы говорим о проектах, то часто имеем ввиду строительные работы и разработку проектно-конструкторской документации. Безусловно, управлять проектами для таких организаций является основным родом деятельности, но в любой компании существуют и внутренние проекты от успешного завершения которых зачастую зависит благополучие компании в будущем. Такими проектами могут быть: разработка нового продукта, модернизация производства, внедрение СМК и бережливого производства и т.д.

Прежде всего, определимся, что такое проект. Проект – это совокупность задач или мероприятий, связанных с достижением запланированной цели, которая обычно имеет уникальный и неповторяющийся характер. Исходя из определения, легко заметить, что для любого проекта характерна высокая степень неопределенности. Это означает, что, начиная проект, мы не знаем точно, сколько времени нужно на его выполнение, какие работы и в каком объеме потребуется выполнить и сколько ресурсов необходимо будет потратить на финансирование проекта.

Управление проектами направлено на решение этой задачи. Мы рассмотрим традиционный метод управления проектом по критическому пути (critical path management, CPM) и передовой, но хорошо зарекомендовавший себя метод управления проектом по критической цепи (critical chain project management, CCPM). Остановимся более подробно на каждом из методов, отметим кардинальные различия, а также преимущества и недостатки.

Но прежде оговоримся – есть третий, весьма распространенный в российской бизнес-среде метод: совокупность задач или мероприятий, как-то связанных с достижением запланированной цели (т.е. проект) есть, уникальность присутствует – а эффективное управление проектами отсутствует. Эту систему заменяет мощный, всепобеждающий любую неопределённость русский «авось».

Итак, метод CPM заключается в планировании и управлении проектом на основе сетевого графика и календарного плана. Такой подход к управлению зачастую приводит к следующим результатам: проекты заканчиваются либо не вовремя, со значительным превышением бюджета, и содержание проекта не соответствует заявленному изначально. По данным многочисленных исследований Project Management Institute (http://www.pqa.net/ProdServices/ccpm/W05002001.html) для традиционных методов управления проектами, только 44% проектов обычно завершаются вовремя. В среднем проекты занимают 222% процента от изначально запланированной длительности, 189% от начального бюджета. 70% проектов сокращают исходный объем работ проекта, 30% проектов закрываются досрочно по причине нецелесообразности продолжения.

Хвастаться такими результатами как-то не очень получается. «Хотели как лучше, а получилось как всегда» –  это не российская национальная особенность. Масштаб проблемы глобальный, потому что неопределённость интернациональна и присутствует всегда.

В нашей стране могут осуществлять грандиозные проекты, опередив при этом по срокам реализации США. Вспомним хотя бы первый спутник и Гагарина. Вопрос – какой ценой? Об этом обычно скромно умалчивали при социализме, но в рыночных конкурентных условиях вопрос цены становится вопросом №1.

А теперь – внимание, вопрос! J Как вы думаете, какова стоимость и эффективность (читай конкурентоспособность) проектов, управляемых «авосем»? … Страшно представить? Вот и нам не по себе.

Причина неудач кроется в несовершенстве подхода к управлению проектом и методом борьбы с неопределенностью. Для традиционного подхода характерны следующие особенности планирования:

  1. для каждой задачи назначается резерв времени на борьбу с неопределенностью;
  2. определение и контроль точных дат начала и завершения проекта.
Еще рекомендуем:  Что теперь делать?

Рассмотрим последствия такого подхода. Завышение длительности каждой работы приводит к значительному увеличению срока выполнения всего проекта. Это связано с тем, что исполнители называют сроки с 80% вероятностью их соблюдения, а длительность имеет так называемый «длинный хвост». Это приводит к появлению излишков времени на их выполнение, что в свою очередь проявляется в «студенческом синдроме»: когда начало работы исполнителем максимально откладывается. Таким образом, запас времени расходуется впустую, срываются сроки выполнения работы и всего проекта. Для корректировки сроков проекта либо задействуют дополнительные ресурсы, либо сокращают объем работ проекта, что ведет к потере качества.

А если работа закончится раньше, приведет ли это к сокращению длительности проекта? Жесткое закрепление даты начала работы не позволит воспользоваться этим выигрышем во времени по следующим причинам:

  1. необходимые для выполнения ресурсы будут заняты выполнением других проектов;
  2. исполнители не передадут работу на следующий этап раньше, так как это приведет к сокращению сроков выделяемых на работу в будущем;
  3. необходимые для выполнения задачи работы некритического пути еще не закончены.

Таким образом, существующий метод управления проектами в общем случае не обеспечивает выполнение проекта в срок с надлежащим качеством и в рамках бюджета.

Рассмотрим подход к управлению проектом по методу критической цепи. Данный метод построен на разрешении проблем метода CPM и развитии его сильных сторон. Решение обозначенных проблем представлено в табл. 1. Кардинальными отличиями этого подхода являются:

  1. концентрация на управлении и обеспечении выполнения работ критической цепи – последовательности работ определяющей длительность всего проекта;
  2. жесткая привязка только конечного срока сдачи проекта;
  3. средние приблизительные оценки длительности выполнения каждой отдельной работы;
  4. введение общего узаконенного резерва для всего проекта;
  5. агрессивная оценка длительности выполнения работы (с вероятностью 50%);
  6. визуальный контроль выполнения проекта.

Проблемы управления проектами по методу CPM

На рис. 1 представлена схема планирования проекта по методу критической цепи, на которой располагаются основные инструменты.

Схема планирования проекта по методу критической цепи

Рис. 1. Схема планирования работ по методу CCPM

В результате таких улучшений метод управления проектами позволяет добиться существенных улучшений основных параметров проектов (рис. 2).

Сравнение показателей проектов, управляемых по разным методикам

Рис. 2. Сравнение показателей проектов, управляемых по разным методикам

Какие выводы? Эффективно управлять проектами можно. Для этого необходимо использовать систему управления проектами, а не «авось». И лучше – лучшую на сегодня. Это мощнейшее конкурентное преимущество.   Пользуйтесь! 😉

Давайте обсудим...

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *